Documentación empresarial de LemaServices

Manual operativo completo por zonas del sistema. Incluye procedimientos paso a paso, controles recomendados, reportes y rutas de trabajo para administración, técnicos y seguimiento diario.

Introducción

Esta documentación está diseñada para empresas que operan servicios técnicos con alto volumen de órdenes, técnicos múltiples y control de inventario. La estructura está dividida por zonas funcionales para facilitar capacitación, operación diaria y auditoría interna.

Alcance: administración de órdenes, inventario, técnicos, alertas, configuración de empresa y análisis de reportes.

1. Acceso y roles

1.1 Inicio de sesión

  1. Acceder a la pantalla de login con credenciales de empresa.
  2. Validar tipo de usuario: administrador, admin técnico, técnico o lector.
  3. Confirmar que el usuario ingrese al dashboard correcto según su rol.
Login LemaServices
Pantalla de autenticación y acceso por perfil.

1.2 Dashboard operativo

  • Visualiza volumen de órdenes por estado.
  • Monitorea clientes registrados y carga de técnicos.
  • Detecta cuellos de botella desde tarjetas y alertas.
Dashboard empresa
Panel principal con indicadores de operación.

2. Órdenes de servicio

2.1 Crear una orden (paso a paso)

  1. Entrar en Órdenes > Crear Orden.
  2. Identificar cliente existente o crearlo en el flujo.
  3. Registrar equipo: tipo, marca, modelo, serial, accesorios.
  4. Cargar falla reportada por el cliente y diagnóstico inicial.
  5. Asignar técnico y estado inicial del flujo.
  6. Guardar orden y confirmar su aparición en el listado.
Recomendación: define plantilla de captura mínima obligatoria para que todas las órdenes tengan información homogénea y medible.
Gestión de órdenes
Listado y gestión de órdenes de servicio.

2.2 Detalle y ciclo de vida de la orden

  • Avance de estado: nuevo, asignado, pendiente por repuesto, finalizado, etc.
  • Registro de repuestos consumidos con impacto directo al inventario.
  • Creación y validación de presupuesto de reparación.
  • Generación de PDF de orden y documentos de soporte.
  • Trazabilidad completa de acciones para auditoría.
Detalle de orden
Vista de detalle, control de estados y acciones técnicas.

3. Clientes y trazabilidad

  • Registro centralizado de clientes con datos de contacto.
  • Historial de órdenes por cliente para análisis de recurrencia.
  • Soporte para decisiones de garantía y atención preferencial.
Gestión de clientes
Base de clientes y control histórico de atención.

4. Inventario y repuestos

  1. Configurar categorías de repuestos para estandarizar catálogo.
  2. Crear repuestos con costo, stock inicial y descripción técnica.
  3. Asociar repuestos a órdenes durante la reparación.
  4. Controlar mínimos para anticipar reposiciones.
Inventario de repuestos
Módulo de productos e inventario de repuestos.

4.1 Cómo modificar inventario (proceso recomendado)

  1. Entrar al repuesto desde Inventario.
  2. Actualizar costo, precio, categoría o descripción.
  3. Aplicar ajuste de stock (entrada, salida, merma, corrección).
  4. Registrar motivo de ajuste para trazabilidad.
  5. Verificar impacto en reportes de consumo e inventario.

5. Técnicos y evolución

  • Gestión de perfiles técnicos activos/inactivos.
  • Asignación de órdenes por disponibilidad y especialidad.
  • Registro de seguimientos y pruebas por intervención.
  • Medición de evolución con historial + reportes de técnicos.
Zona clave para evaluar desempeño: combinar actividad diaria, tiempos por estado y cierres efectivos.
Técnicos
Administración de técnicos y asignaciones.
Historial operativo
Historial operativo para seguimiento y auditoría.

6. Reportes y análisis

6.1 Todos los reportes disponibles

Dashboard de reportesConsolidado general de KPIs.
Reporte de técnicosProductividad y actividad por técnico.
Reporte técnico detalladoAnálisis por técnico con mayor profundidad.
Reporte de repuestosConsumo y costo de repuestos.
Reporte de clientesFrecuencia y comportamiento de demanda.
Reporte de estadosDistribución y tiempos por etapa del flujo.
Reporte de inventarioNiveles de stock y movimientos.
Reporte PDF de estadosExportación formal para auditorías.

6.2 Rutina de revisión sugerida

  1. Diario: revisar dashboard y órdenes detenidas en estados críticos.
  2. Semanal: revisar técnicos y consumo de repuestos.
  3. Mensual: contrastar estados, clientes y rentabilidad operativa.

Accesos rápidos (requieren sesión)

Reportes
Pantalla de análisis/reportes para control gerencial.

7. Configuración y gobierno

  • Estados de servicio: parametrización del flujo por empresa.
  • Alertas: reglas automáticas por tiempos excedidos.
  • Usuarios: gobierno de accesos por rol.
  • PDF Empresa: identidad corporativa y datos legales/comerciales.
Estados de servicio
Definición de flujo y etapas de servicio.
Alertas de estados
Reglas de alertas por estado y tiempo.
Configuración PDF empresa
Datos de empresa usados en documentos PDF.
Usuarios
Administración de usuarios y permisos por rol.

8. Buenas prácticas operativas

  • Estandarizar nomenclatura de estados y motivo de ajustes de stock.
  • Asignar responsable por cada orden antes de 24 horas.
  • No cerrar órdenes sin validación de repuestos y pruebas.
  • Auditar semanalmente órdenes en estado pendiente.
  • Respaldar evidencia en historial para trazabilidad técnica.